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Informationen zur
Datenverarbeitung
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten stets im
Einklang
mit den gesetzlichen Vorschriften, insbesondere der Verordnung (EU)
2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April
2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung
personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung
der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung, im Folgenden:
DS-GVO), den bundes- und landesspezifischen Datenschutzgesetzen,
soweit diese Anwendung finden, und den nachfolgenden Bestimmungen.
1.
Name und Kontaktdaten der Verantwortlichen
Verantwortliche für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
ist die
Privatgrund
Sautner GmbH
Frankenstr. 245, 45134 Essen
Fon: 0201-472069
Fax: 0201-473710
Mail: privatgrund@sautner.de
Geschäftsführer:
Jörg Sautner und Ulrich Sautner
2.
Erhebung und
Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten sowie Zwecke der
Datenverarbeitung
der Bestellung als Verwalter und zur Erfüllung
unserer vertraglichen Rechte und Pflichten aus dem Verwaltervertrag
und der gesetzlichen Befugnisse und Aufgaben aus §§ 27, 28 des
Wohnungseigentumsgesetzes (WoEigG) gegenüber den Wohnungseigentümern
und der Gemeinschaft von Wohnungseigentümern verarbeiten wir
regelmäßig personenbezogene Daten,
die wir von Ihnen selbst oder von Ihnen beauftragten Dritten (z.B.
Rechtsanwalt, Steuerberater, Makler, Kreditinstitut) erhalten, wie
z.B.
•
Daten zu Ihrer Person als Wohnungseigentümer, wie z.B. akademischer
Titel, Anrede, Vor- und Nachname;
•
Daten zur Kontaktaufnahme, wie z.B. postalische Anschrift,
Telefonnummer, Telefaxnummer, E-Mail-Adresse;
• Ihre
Bankdaten: Kreditinstitut, Bankverbindung, Kreditinformationen etc.;
• Ihre
Zählernummern (Strom, Wasser, Gas);
• Ihre
Personenanzahl oder die Ihrer Mieter für die personenbezogene
Abrechnung von Betriebskosten;
Außerdem
verarbeiten wir Daten aus öffentlichen Registern, z.B. dem
Grundbuch.
Die Verarbeitung
Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich zur Erfüllung
unserer vertraglichen Rechte und Pflichten aus dem Verwaltervertrag
und der gesetzlichen Befugnisse und Aufgaben aus §§ 27, 28 WoEigG
gegenüber den Wohnungseigentümern und der Gemeinschaft von
Wohnungseigentümern. So verarbeiten wir Ihre Daten z.B. um
•
Beschlüsse der Wohnungseigentümer durchzuführen und für die
Durchführung der Hausordnung zu sorgen;
• die
für die ordnungsmäßige Instandhaltung und Instandsetzung des
gemeinschaftlichen Eigentums erforderlichen Maßnahmen zu treffen;
• in
dringenden Fällen sonstige zur Erhaltung des gemeinschaftlichen
Eigentums erforderliche Maßnahmen zu treffen;
•
Lasten- und Kostenbeiträge, Tilgungsbeträge und Hypothekenzinsen
anzufordern, in Empfang zu nehmen und abzuführen, soweit es sich um
gemeinschaftliche Angelegenheiten der Wohnungseigentümer handelt;
• alle
Zahlungen und Leistungen zu bewirken und entgegenzunehmen, die mit
der laufenden Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums
zusammenhängen;
•
eingenommene Gelder zu verwalten;
• die
Wohnungseigentümer unverzüglich darüber zu unterrichten, dass ein
Rechtsstreit anhängig ist;
• die
Erklärungen abzugeben, die zur Vornahme der in § 21 Abs. 5 Nr. 6
Wohnungseigentumsgesetz bezeichneten Maßnahmen erforderlich sind;
• im
Namen aller Wohnungseigentümer und/oder im Namen der Gemeinschaft
der Wohnungseigentümer und mit Wirkung für und gegen sie
Willenserklärungen und Zustellungen entgegenzunehmen; Maßnahmen zu
treffen, die zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines
sonstigen Rechtsnachteils erforderlich sind, insbesondere einen
gegen die Wohnungseigentümer gerichteten Rechtsstreit im Erkenntnis-
und Vollstreckungsverfahren zu führen; Ansprüche gerichtlich und
außergerichtlich geltend zu machen, sofern wir hierzu durch
Vereinbarung oder Beschluss mit Stimmenmehrheit der
Wohnungseigentümer ermächtigt sind; mit einem Rechtsanwalt wegen
eines Rechtsstreits zu vereinbaren, dass sich die Gebühren nach
einem höheren als dem gesetzlichen Streitwert, höchstens nach einem
gemäß § 49a Abs. 1 Satz 1 des Gerichtskostengesetzes bestimmten
Streitwert bemessen; sonstige Rechtsgeschäfte und Rechtshandlungen
vorzunehmen, soweit wir hierzu durch Vereinbarung oder Beschluss der
Wohnungseigentümer mit Stimmenmehrheit ermächtigt sind;
• für
jedes Kalenderjahr einen Wirtschaftsplan sowie nach Ablauf eines
Kalenderjahres eine Abrechnung aufzustellen.
3.
Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage
für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1
S. 1 lit. b DS-GVO, da die Verarbeitung für die angemessene
Erfüllung der Rechte und Pflichten aus dem Verwaltervertrag
erforderlich ist. Als weitere Rechtsgrundlage kommt Art. 6 Abs. 1 S.
1 lit. c DS-GVO, soweit die Datenverarbeitung erfolgt, um unseren
gesetzlichen Aufgaben und Befugnissen aus §§ 27, 28 WoEigG
nachzukommen.
4.
Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte
Wir übermitteln
Ihre personenbezogenen Daten nur dann an Dritte, wenn Sie nach Art.
6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu
erteilt haben, dies nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DS-GVO für die
Durchführung und Abwicklung des Verwaltervertrages erforderlich ist,
für die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DS-GVO eine
gesetzliche Verpflichtung besteht oder für den Fall, dass die
Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO zur Geltendmachung,
Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist und
kein Grund zur Annahme besteht, dass Sie ein überwiegendes
schutzwürdiges Interesse an der Nichtweitergabe Ihrer Daten haben.
Empfänger Ihrer personenbezogener Daten können vor allem sein: mit
der Reparatur und Instandhaltung beauftragte Handwerkerfirmen (z.B.
Namen, Anschriften, Mieternamen, Kontaktdaten, Mailadressen),
Heizkostenabrechner (z.B. Namen, Anschriften, Mieternamen,
Wohnungsgröße, Zählereinrichtung, Zählerstände),
Zahlungsdienstleister (z.B. Namen, Anschriften, Kontoverbindungen),
Verfahrensgegner und deren anwaltliche Vertreter sowie Gerichte und
andere öffentlichen Behörden zum Zwecke der Korrespondenz sowie zur
gerichtlichen und außergerichtlichen Geltendmachung und Verteidigung
Ihrer Rechte und Ansprüche.
Weiterhin erfolgt die Übermittlung von Daten an weitere berechtigte
Empfänger. Dazu gehören von uns eingesetzte Dienstleister für
Bereiche der IT, für Schreib- und Telefonservice, Buchhaltung,
Aktenvernichtung etc., die wir als Auftragsverarbeiter nach Art. 28
DS-GVO beauftragt haben.
Eine Übermittlung Ihrer Daten an ein Drittland oder eine
internationale Organisation findet regelmäßig nicht statt.
5.
Dauer der Speicherung und Löschung Ihrer personenbezogenen Daten
Wir löschen Ihre
bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten, sobald der Zweck
ihrer Erhebung erfüllt ist und entfällt. Eine darüberhinausgehende
längere Speicherung kann erforderlich sein, soweit wir nach Art. 6
Abs. 1 S. 1 lit. c DS-GVO aufgrund von steuer- und
handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus
Handelsgesetzbuch, Strafgesetzbuch, Geldwäschegesetz oder der
Abgabenordnung) zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind.
6.
Rechte der betroffenen Person
Werden
personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie betroffene
Person im Sinne der DS-GVO und es stehen Ihnen folgende Rechte
gegenüber der Verantwortlichen zu:
•
gemäß
Art. 15 DS-GVO Auskunft
über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu
verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die
Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die
Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt
wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines
Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung
oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft
ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über
das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung
einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu
deren Einzelheiten verlangen;
•
gemäß
Art. 16 DS-GVO
unverzüglich die
Berichtigung
unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten
personenbezogenen Daten zu verlangen;
•
gemäß
Art. 17 DS-GVO die
Löschung Ihrer bei
uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern (1)
der Zweck, für die die Sie betreffenden personenbezogenen Daten
erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, erreicht ist,
(2) Sie Ihre Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung gem. Art. 6
Abs. 1 lit. a oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DS-GVO stützte, widerrufen
und es an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung
fehlt, (3) Sie gem. Art. 21 Abs. 1 DS-GVO Widerspruch gegen die
Verarbeitung einlegen und keine vorrangigen berechtigten Gründe für
die Verarbeitung vorliegen oder Sie gem. Art. 21 Abs. 2 DS-GVO
Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen, (4) die Sie
betreffenden personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet
wurden, (5) die Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen
Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der der
Verantwortliche unterliegt, erforderlich ist, (6) die Sie
betreffenden personenbezogenen Daten in Bezug auf angebotene Dienste
der Informationsgesellschaft gemäß Art. 8 Abs. 1 DS-GVO erhoben
wurden oder (7) Sie unter 16 Jahre alt sind.
Das Recht auf Löschung besteht
nicht, soweit die Verarbeitung Ihrer bei uns
gespeicherten personenbezogenen Daten (1) zur Ausübung des Rechts
auf freie Meinungsäußerung und Information, (2) zur Erfüllung einer
rechtlichen Verpflichtung, der der Verantwortliche unterliegt, (3)
zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt
oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem
Verantwortlichen übertragen wurde, (4) aus Gründen des öffentlichen
Interesses im Bereich der öffentlichen Gesundheit gemäß Art. 9 Abs.
2 lit. h und i sowie Art. 9 Abs. 3 DS-GVO, (4) für im öffentlichen
Interesse liegende Archivzwecke, wissenschaftliche oder historische
Forschungszwecke oder für statistische Zwecke gem. Art. 89 Abs. 1
DS-GVO, oder (5) zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von
Rechtsansprüchen erforderlich ist;
•
gemäß
Art. 18 DS-GVO die
Einschränkung der Verarbeitung
Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit
der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig
ist, Sie aber deren Löschung ablehnen, und wir die Daten nicht mehr
benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder
Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21
DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
•
gemäß
Art. 20 DS-GVO
Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in
einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu
erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu
verlangen;
•
gemäß
Art. 21 DS-GVO
jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden
personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder
f DS-GVO erfolgt,
Widerspruch einzulegen. Der Verantwortliche verarbeitet
die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei
denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung
nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen,
oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder
Verteidigung von Rechtsansprüchen. Ihren Widerspruch richten Sie
bitten an die unter Ziffer 1 genannte Verantwortliche;
•
gemäß
Art. 7 Abs. 3 DS-GVO
Ihre einmal erteilte
Einwilligung
jederzeit gegenüber der in Ziffer 1 genannten Verantwortlichen zu
widerrufen. Durch
den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund
der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht
berührt;
•
gemäß
Art. 77 DS-GVO
sich
bei einer Aufsichtsbehörde zu
beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an
die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder
Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes wenden. Die
Anschrift der für uns zuständigen Aufsichtsbehörde lautet:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW,
Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf, Tel.: 0211/38424-0, Fax:
0211/38424-10; E-Mail:
poststelle@ldi.nrw.de.
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